İngilizce mail, iş hayatından yabancı arkadaşlarınızla haberleşmeye kadar birçok alanda karşımıza çıkan bir durum. Özellikle, iş hayatında İngilizce mail yazmayı bilmek çok önemlidir. Yurt dışı iş başvurularında İngilizce e-posta yazmayı bilmek gerekir çünkü tüm dünyada İngilizce tercih edilir. İş başvurusunda bulunduğumuz ülke ile İngilizce iletişim kuracağımızdan hitap şekilleri, mail içeriği gibi konulara da hakim olmak zorundayız.
İşte tüm bu sebeplerden ötürü bu yazımızda İngilizce mail yazmak için gereken tüm bilgileri sizlere sağlamaya çalışacağız. Daha fazla iş hayatına dair içerikler okumak isterseniz bekleriz: İş İngilizcesi
İş Başvurularında İngilizce Mail Nasıl Atılır?
İş başvurusu yaparken yazacağımız mail daha çok resmi yani “formal” ifadeler içermelidir. Hitap kelimesi doğru seçilmeli ve mail yazma amacı iyi belirlenmelidir. Daha sonra mail içeriği ve kapanış da konumuza uygun şekilde belirlenmelidir. Şimdi bu konulara daha detaylı bakalım:
Hitap Kelimesi Nasıl Seçilir?
İngilizce mail yazarken doğrudan bir kişiye yazıyorsak buna uygun ifadeler kullanırız. Bazı durumlarda ise doğrudan bir kişiye değil bir departmana da mail atılabilir. Bu durumda yine uygun ifadeleri seçmeliyiz.
Kişilere Mail Atarken Kullanılabilecek Kalıp İfadeler
Eğer mail atacağınız kişinin adını bilmiyorsanız aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz.
| Dear Sir | Sayın Beyefendi |
| Dear Madam | Sayın Hanımefendi |
| Dear Sir/Madam | Sayın Bay/Bayan (cinsiyet bilinmediğinde kullanılabilir.) |
Mail atacağımız kişinin adını biliyorsak aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz. Erkekler için Mr. kadınlar için ise Mrs. ifadesini kullanabilirsiniz. Mrs. evli olan veya olmayan kadınlar için de kullanılabilir.
| Dear Mr. John | Sayın John |
| Dear Mrs. Sarah | Sayın Sarah |
Departmana ve Birden Fazla Kişiye Mail Atma
Bazı durumlarda ise bir departmandaki ilgili kişiyi ifade etmek için veya bir kuruma mail atarken yine ilgili kişiyi ifade etmek için aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz.
| Dear Team | Sayın Ekip |
| To whom it may concern | İlgili Kişiye |
Mail İçeriği Nasıl Olmalıdır?
Mailimize uygun hitap şekillerinden birini seçtikten sonra sırada mailimizin gövdesini yani içeriğini oluşturabiliriz. Mail içeriğini oluştururken dikkat edilmesi gerekenleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Konuyu kısa, net ve açık ifadelerle vermeye çalışın.
- Nazik ve saygılı bir dil kullanın.
- İçeriğinizin giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin olmasına özen gösterin.
Şimdi ise tüm bu adımlara uygun olacak şekilde başlıklar altında mail içeriği nasıl oluşturulur daha iyi açıklayalım.
Giriş Bölümü
Hitap kelimesinin hemen altında yer alan bölümdür. Buraya resmi biçimde selamlama koyulabilir. Bu bölümün ardından mailin konusunu net bir şekilde ifade ederiz. Bu bölümde kullanılabilecek ifadeler şunlar olabilir:
| I hope you are doing well. | Umarım iyisinizdir. |
| I hope this email finds you well. | Umarım mailim sizi bulur. |
| I am writing to you regarding… | Size şununla ilgili yazıyorum… |
İçerik/Konu Bölümü
Uygun hitap kelimesi ve hemen altında yer alan selamlamayı tamamladıktan sonra artık isteklerimizi, taleplerimizi veya merak ettiklerimizi soracağımız bölüme geçiş yapabiliriz. Bu bölümde yukarıda saydığım kuralları göz önünde bulundurarak taleplerimizi uygun bir dil ile ifade edebiliriz.
Bu bölümde mutlaka amacınızı en net şekilde ifade edecek cümle yapıları ile oluşturmaya çalışın. Karışık cümleler, birden fazla soru yerine birkaç cümle ve yine birkaç soru ile konu bütünlüğünü sağlayın. Konu bölümünde isteklerimizi aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:
| Could you please inform me about…? | Şu konu hakkında beni bilgilendirebilir misiniz? |
| I am sending you the necessary documents attached. | Ekte gerekli dosyaları size gönderiyorum. |
Yazmak istediklerimizi uygun dil ile ifade ettikten sonra mailimizin çıkış bölümüne geçebiliriz.
Çıkış Bölümü
Bu bölümde teşekkür ve vedalaşma ifadeleri kullanılabilir. İşte birkaç örnek:
| Yours sincerely, Ahmet | Saygılarımla, Ahmet |
| Best regards, Ayşe | Saygılarımla/Sevgilerimle, Ayşe |
| Kind regards, Mehmet | Saygılarımla/İçten Dileklerimle, Mehmet |
Kurumsal Mail Örneği
Yukarıdaki bilgilerin kullanımı mail atacağımız kişiye, kuruma göre değişiklik gösterebilir. Düzgün ifadeleri seçmek ve isteklerimizi en hızlı şekilde ifade etmek önem taşır. Aşağıda İngilizce kurumsal mail örneği bulabilirsiniz.
Hitap Kelimesi:
Dear, Mr Smith,
Giriş ve Mail İçeriği:
I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the availability of your product, specifically the Model XYZ laptop. Our company, ABC Corporation, is considering a bulk purchase for our upcoming project, and we are interested in understanding your current stock levels and lead times for delivery. Could you please share with me some information about the issue?
Çıkış Bölümü:
Best regards,
White.